Pero aquí está la realidad: El 40% de las implementaciones de tecnología de capacitación fracasan en el primer año. No por la tecnología, sino porque compraron la plataforma equivocada.
Este artículo te dará las preguntas exactas que separan a los vendedores competentes de los que solo quieren cerrar la venta.
Antes de la demo: Haz tu tarea
No entres a una reu o demo sin preparación. Necesitas:
1. Tus 3 objetivos no negociables
Ejemplo:
- Reducir tiempo de onboarding de 90 a 45 días
- Lograr 100% cumplimiento en capacitación de seguridad
- Aumentar retención de talento joven de 70% a 85%
2. Tu presupuesto real (no «aproximado»)
Incluye:
- Licencias anuales
- Implementación
- Capacitación
- Contenido
3. Lista de sistemas con los que debe integrarse
Ejemplo:
- HRIS: Workday/ SAP SuccessFactors
- Email: Microsoft 365
- Video: Zoom
Las 7 Preguntas no negociables
Pregunta 1: Muéstrame cómo un empleado nuevo ingresa al sistema por primera vez. ¿Qué ve?
Por qué importa: Si tus empleados no entienden cómo usarlo en 2 minutos, no lo usarán.
Qué buscar:
- Interfaz limpia, no abrumadora
- Instrucciones claras sin jerga técnica
- Tutorial interactivo opcional
- Navegación intuitiva (máximo 3 clics para cualquier acción)
Señal de alerta roja: El vendedor necesita 10 minutos para explicar cómo tomar un curso. Si es confuso para ti que estás en la industria, imagina para tus trabajadores.
Pregunta 2: ¿Cómo asignar un curso obligatorio a 50 personas con fecha límite y envío recordatorios automáticos?
Por qué importa: Esta es la funcionalidad básica que usarás diariamente. Debe ser simple.
Qué buscar:
- Asignación masiva (no uno por uno)
- Recordatorios automáticos programables
- Escalamiento a manager si no completan
- Dashboard de cumplimiento en tiempo real
Señal de alerta roja: «Necesitarías crear un flujo de trabajo personalizado» (léase: complejo, requiere soporte técnico).
Pregunta 3: ¿Cómo se integra con nuestro HRIS ( tu sistema actual de gestión de personas)? ¿Tienen clientes que ya lo hicieron?
Por qué importa: Las integraciones fallidas son la razón número 1 de retrasos en la implementación. Algunos toman 6 meses o más.
Qué buscar:
- Integración nativa (no a través de terceros) o certificados.
- Sincronización bidireccional automática
- Referencias de clientes con TU mismo HRIS
- Tiempo típico de integración (debería ser menor a 30 días)
Preguntas de seguimiento:
- Dame el contacto de un cliente que use tu plataforma. Quiero preguntarle sobre la integración.
- ¿Qué datos se sincronizan automáticamente? ¿Cuáles manualmente?
Señal de alerta roja: «Tenemos una API abierta, tu equipo de TI puede conectarlo» (léase: estarás solo).
Pregunta 4: Si algo falla un viernes a las 6pm, ¿qué nivel de soporte tenemos? ¿En qué horarios?
Por qué importa: Lanzarán esto a 500 empleados. Algo fallará. Necesitas saber que no estarás solo.
Qué buscar:
- Soporte en tu zona horaria
- Tiempo de respuesta garantizado (SLA)
- Chat en vivo, no solo email
- Gerente de cuenta dedicado
Preguntas de seguimiento:
- ¿Cuál es el tiempo promedio de resolución para problemas críticos?
- ¿Qué incluye el soporte básico vs. premium?
- Dame ejemplo de un problema crítico reciente y cómo lo resolvieron
Señal de alerta roja: «Soporte por email en horario de oficina» (léase: estarás en pánico esperando respuesta).
Pregunta 5: Muéstrame un reporte típico que le entregaría a mi CEO sobre estado de capacitación
Por qué importa: Tu CEO no quiere datos, quiere respuestas. ¿Valió la pena la inversión?
Qué buscar:
- Dashboards visuales (no tablas de Excel)
- Métricas de negocio, no solo actividad
- Exportable a PDF/PowerPoint
- Filtros por departamento, período, curso
Señal de alerta roja: El reporte muestra «cursos completados» pero no impacto. Métricas vanidosas.
Pregunta 6: ¿Cuánto cuesta REALMENTE? Dame el desglose completo
Por qué importa: Los costos ocultos pueden duplicar tu presupuesto.
Qué buscar (y exigir por escrito):
- Licencias anuales (costo por usuario o flat fee)
- Implementación inicial
- Capacitación de administradores
- Soporte técnico (¿incluido o extra?)
- Actualizaciones y mantenimiento
- Costos de integraciones
- Contenido (¿incluyen biblioteca o se compra aparte?)
Preguntas de seguimiento:
- ¿Qué pasa si crecemos de 200 a 300 empleados? ¿Cuánto aumenta el costo?
- ¿Hay cargos por almacenamiento de contenido?
- ¿Cuál es el costo de agregar módulos adicionales después?
Señal de alerta roja: Necesito hablar con finanzas para darte los detalles exactos (léase: no transparente).
Pregunta 7: Dame contacto de dos clientes actuales en mi industria. Quiero hablar con ellos
Por qué importa: Los vendedores te dirán lo que quieres escuchar. Los clientes te dirán la verdad.
Qué buscar:
- Referencias verificables (con contacto directo)
- En tu industria o similar
- Tamaño de empresa comparable
- Implementaron hace 6-12 meses (ni muy nuevo, ni muy antiguo)
Preguntas para las referencias:
- ¿Qué salió mal durante la implementación que no te dijeron?
- Si pudieras cambiar algo de la plataforma, ¿qué sería?
- ¿El soporte técnico cumplió lo prometido?
- ¿Lo volverías a comprar sabiendo lo que sabes ahora?
- ¿Cuánto tomó realmente la implementación vs. lo prometido?
Señal de alerta roja: Nuestros clientes tienen acuerdos de confidencialidad (léase: no tienen referencias satisfechas).
El error que cometen el 80%
Compran la plataforma más cara pensando que es la mejor.
Falso. La mejor plataforma es la que:
- Resuelve TUS problemas específicos
- Tu equipo puede administrar sin consultor permanente
- Tus empleados usarán sin resistencia
- Entra en tu presupuesto (sin estiramientos financieros)
Laura (del Artículo 1) eligió el Proveedor B, que no era el líder del mercado, pero:
- Se integraba nativamente con su HRIS
- Tenía 10 referencias en su industria
- Costaba 40% menos que el «líder»
- Implementación garantizada en 60 días
Resultado: Lanzamiento exitoso en 65 días, 78% de adopción en primer mes.
Tu checklist para la próxima demo
Antes de cada reunión, imprime esto:
- Tengo mis 3 objetivos claros escritos
- Conozco mi presupuesto real (no «aproximado»)
- Tengo lista de sistemas para integración
- Preparé las 7 preguntas críticas
- Pedí 45 minutos (no 30) para profundizar
- Invité a alguien de TI a la demo
Tu próximo paso
Esta semana:
- Agenda demos con 3-5 proveedores
- Prepara las 7 preguntas adaptadas a tu contexto
- Crea tu matriz de evaluación
Después de las demos:
- Habla con mínimo 2 referencias de cada finalista
- Solicita prueba gratuita del finalista número 1 (en el caso que sea factible dependerá del proveedor)
- Involucra a 5 usuarios piloto en la prueba
