Perú es uno de los pocos países, junto con Chile, donde el registro de Control de Asistencia es obligatorio por ley. Este permite a las empresas llevar un registro de las horas laboradas por cada uno de los trabajadores de una empresa, permitiendo contar tanto su tiempo trabajado como las horas extras que han realizado, para poder calcular sus sueldos o compensarlas con tiempo adicional de descanso.
Como el registro de Control de Asistencia es obligatorio por ley, no cumplirlo como corresponde implica que la empresa puede ser sancionada y multada por la SUNAFIL. Es por eso que en este artículo SCM Latam explica qué elementos debe tener el registro de Control de Asistencia, cuándo es obligatorio y cómo implementarlo en una organización.
¿Cuándo es obligación tener un registro de Control de Asistencia?
En Perú el registro de Control de Asistencia es obligatorio, según indica la ley, para todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada. Estas empresas deben tener un registro de Control de Asistencia permanente, ya sea de forma física o digital, donde sus colaboradores puedan marcar su tiempo trabajado.
Además, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo indica que el registro de Control de Asistencia “incluye a los colaboradores bajo modalidades formativas laborales y al personal destacado o desplazado a los centros de trabajo o de operaciones por parte de las empresas y entidades de intermediación laboral, o de las empresas contratistas o Subcontratistas”.
Excepciones del registro de Control de Asistencia
Si bien el Registro de Control de Asistencia es obligatorio y permanente para todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada, hay ciertos tipos de colaboradores que están exentos de marcar asistencia:
- Trabajadores de Dirección: Aquellos que ejercen la representación general del empleador frente a terceros u otros trabajadores, sustituyendo o compartiendo las funciones de administración de la organización.
- Trabajadores que no se encuentren sujetos a fiscalización inmediata: Aquellos que realizan sus labores, o parte de ellas, sin ser supervisados inmediatamente por sus jefaturas o que las realizan parcial o totalmente fuera del lugar de trabajo.
- Trabajadores que prestan servicios intermitentes durante el día: Aquellos que realizan labores de espera, vigilancia, custodia o que prestan servicios efectivos de manera alternada con lapsos de inactividad.
Elementos del registro de Control de Asistencia
Todo registro de Control de Asistencia, sin importar el método que se utilice para implementarlo, debe tener como mínimo los siguientes elementos:
- Nombre, denominación o razón social del empleador.
- Número de Registro único de Contribuyentes (RUC) del empleador.
- Nombre y número del documento obligatorio de identidad (DNI) del trabajador.
- Fecha, hora y minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo.
- Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo, esto es, las horas extras realizadas por el trabajador.
¿Quiénes deben tener acceso al registro de Control de Asistencia?
Al registro de Control de Asistencia es obligatorio que las siguientes entidades tengan acceso permanente y libre:
- La autoridad Administrativa de Trabajo.
- El sindicato respectivo de los trabajadores de cada organización.
- Si no hay sindicato, al representante designado por los trabajadores.
- El mismo trabajador, con respecto a la información personal de su propia laboral.
- Toda autoridad pública que tenga tal atribución determinada por la ley, como el Poder Judicial, Ministerio de Público, Policía, etc.
¿Cuánto tiempo debe conservar el empleador el registro de Control de Asistencia?
Cada empleador debe conservar el registro de Control de Asistencia por un tiempo de, como mínimo, cinco años después de realizada cada marcación.
¿Cómo se realiza el registro de Control de Asistencia?
El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo indica que el registro de Control de Asistencia puede ser realizado tanto de forma física como digital, siempre y cuando se adapte a las medidas de seguridad que impidan su adulteración, deterioro o pérdida. Esto significa que una empresa puede decidir llevarlo tanto en un libro como en un software informático.
Además, es fundamental que en el lugar de trabajo donde se decida implementar el sistema de Control de Asistencia, sea cual sea, se exhiba para todos los trabajadores el horario de trabajo vigente, la duración del refrigerio y los tiempos de tolerancia.
¿Las empresas pueden impedir que un trabajador registre su asistencia?
No, las empresas nunca pueden impedir el registro de Control de Asistencia de un colaborador. La responsabilidad de las organizaciones es impedir que los trabajadores ingresen al recinto laboral cuando no deberían estar presentes, ya sea porque están de vacaciones, no tienen turno o cualquiera sea la razón.
Una vez que el trabajador ingresa al lugar de trabajo, este puede marcar asistencia.
Beneficios de usar un software para el registro de Control de Asistencia
Contar con un software de Control de Asistencia, el cual está permitido por la SUNAFIL, puede hacer una gran diferencia en las grandes empresas y sus áreas tanto de recursos humanos como de Operaciones. Esto se debe a que un software de este tipo permite un registro más preciso de las horas trabajadas de los colaboradores y permite un conteo automático de estas horas -tanto ordinarias como extraordinarias-, entre otras ventajas.
Un software de Control de Asistencia, bien implementado en una gran empresa puede tener los siguientes beneficios:
- Ahorrar entre el 3% y 10% del costo de nómina solo con implementar nuestro software de Control de Asistencia.
- Reducir errores en el cálculo de tiempo trabajado, lo cual minimiza al máximo errores en el pago de nómina y remuneraciones mensuales.
- Automatizar procesos, como el cálculo de nómina o de horas trabajadas, ausentismos y presentismos, que liberan muchas horas de trabajo administrativo manual a las jefaturas. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes, que potencien la productividad de sus organizaciones.
- Obtener reportes personalizados según la necesidad de cada jefatura, equipo, área o gerencia.
- Reducir la carga administrativa del departamento de recursos humanos.
- Obtención de datos crucial para una mejor Gestión de la Fuerza Laboral y aumentar la productividad laboral de la empresa.
