4 requisitos que todo sistema de control de asistencia debe tener

Llevar un registro preciso de las horas, tanto ordinarias como extraordinarias, de cada colaborador es una de las responsabilidades de las empresas. En Chile, el artículo 33 del Código de Trabajo establece la obligatoriedad de tener un sistema de Control de Asistencia, el cual puede consistir en mecanismos manuales -como libros de asistencia- o unos más tecnológicos, como relojes de control de asistencia o softwares que cumplen el mismo objetivo.

Junto con los aspectos legales que todo sistema de Control de Asistencia debe tener, hay varias recomendaciones que un buen sistema de Control de Asistencia debe cumplir antes de ser implementado en una organización. En SCM Latam armamos una completa guía de todos los requisitos que un sistema de este tipo debe tener para que al incorporarlo a la operación se convierta en un recurso valioso que permita ahorrar costos.

Si quieres ver la lista completa de requisitos que todo sistema de Control de Asistencia debe tener, incluidos los legales, revisa este enlace.

1. Rápida implementación y fácil uso

Las grandes empresas tienen reglas de marcaje y control horario muy complejos, con muchas características propias: definiciones específicas para las horas extras, modelos de compensación horaria o diferentes reglas de pago, entre muchos otros factores. Esto implica que implementar un nuevo sistema de control de asistencia, que considere todas las necesidades particulares de la organización, puede representar todo un desafío.

Sin embargo, cuando se está buscando un sistema de Control de Asistencia, es importante implementarlo de forma rápida. Y no solo eso, sino que es fundamental que el sistema escogido sea capaz de responder, en el menor tiempo posible, a todas las necesidades de la empresa.

Una vez terminada la implementación, es fundamental que los colaboradores a cargo de utilizar el sistema de Control de Asistencia no tengan que ser ingenieros, informáticos o desarrolladores para poder gestionarlo con éxito. Analistas de nómina o líderes de recursos humanos sin un conocimiento técnico deben poder usar la herramienta sin problemas.

2. Alto nivel de parametrización y variedad de Reportes

Cada gran empresa es su propio mundo, con situaciones propias que en muchas ocasiones son únicas a su realidad particular. Y no solo eso, dentro de la misma organización cada gerencia y jefatura tiene requerimientos propios relacionados con sus tareas habituales: pueden necesitar todos los lunes un reporte que llegue de forma automática a su correo sobre las horas trabajadas la semana anterior, o uno cada dos semanas para tener un control de las horas extras que llevan en el mes.

Cada área y jefatura necesitará recibir reportes con información específica en distintos momentos, por ende es necesario que la solución de Control de Asistencia a implementar sea altamente parametrizable, permitiendo incorporar diferentes variables a sus procesos para cubrir los diversos requerimientos que tanto la empresa como los colaboradores puedan tener.

Además, al generar todos los reportes que se necesitan en el día a día de forma automatizada se evitan horas de trabajo administrativo manual que quita demasiado tiempo a las jefaturas.

3. Flexibilidad

Al implementar un sistema de Control de Asistencia, los expertos en Gestión de Fuerza Laboral pueden haberlo configurado de forma precisa para que este responda a la realidad particular de cada gran empresa, pero esa realidad no suele permanecer inalterada a lo largo del tiempo.

Nuevas regulaciones, incorporación de trabajadores, apertura o cierre de sucursales, negociaciones colectivas con sindicatos, cambios en la forma de trabajar o un sin número de otros factores pueden alterar el curso normal de la operación de una empresa, lo que vuelve muy necesario tener un sistema de Control de Asistencia lo suficientemente flexible para adaptarse rápidamente a los cambios.

4. Buen servicio de soporte

Como debido tanto a factores externos como internos las grandes empresas normalmente viven varios procesos de cambio, se vuelve crucial que el proveedor del sistema de tiempos y asistencia implementado en la empresa no solo tenga la capacidad de adaptarse a los nuevos requerimientos de forma rápida y efectiva, sino que también cuente con expertos en problemáticas de tiempo asistencia y asistencia.

Contar con un buen servicio de soporte y consultoría que pueda asesorar a las grandes empresas en procesos de cambio, sobre todo aquellos que deben realizarse rápidamente, es indispensable para disminuir el impacto tanto en la operación como en los colaboradores.

Autor: SCM LATAM

Santiago, 18 de enero de 2023